“Si è rotto”, “che senso ha montare gomme troppo costose, tanto è uguale”, “quell’officina è meglio delle altre”, “questo mezzo mi costa un po’ come manutenzione ma almeno non pago la rata del finanziamento”, nella mia esperienza queste frasi le ho sentite molto spesso, il bello è che non è assolutamente detto che fossero convinzioni sbagliate, il problema sta nel fatto che spesso erano frasi dettate dalla sensazione e non supportate dai numeri.
Non avere sotto controllo le manutenzioni, anche se con pochi veicoli, è una strada sicura per incrementare i costi della propria flotta, questo non è il mio pensiero, è una certezza.
“Questo mese ho speso più dell’altro”, peggio ancora è essere convinti di monitorarle facendolo nel modo sbagliato.
Le manutenzioni, per loro natura, sono una componente complessa da monitorare, utilizzare gli strumenti informatici giusti può rendere il compito molto più semplice di quanto si possa credere.
Altra criticità importante è data dal fatto che le manutenzioni vengono spesso gestite in una fase di stress dell’azienda, un automezzo fermo è un problema, può creare un disservizio al proprio cliente, generando così un costo per l’azienda a volte anche superiore al costo stesso della riparazione che si sta sostenendo. In questi casi quindi si tende a non fare troppe valutazioni, che magari generano ulteriori ritardi, ma si predilige la velocità dell’intervento, e le cose fatte di fretta si sa che spesso sono fatte male.
Pensate quanto sarebbe più facile gestire la riparazione se in quel momento fosse possibile non solo avere tutta la vita manutentiva del veicolo a portata di mano, ma anche poterla monitorare in un attimo senza grossi sforzi.
Provando ad elencare i benefici di un corretto monitoraggio delle manutenzioni si può rimanere colpiti da quante informazioni utili si possano avere e quanto queste possano essere preziose per contenere i costi di gestione dei propri veicoli:
- Monitorare l’operato delle officine;
- Controllo sul reale rapporto qualità/prezzo dei pezzi di ricambio montati;
- Rispetto delle scadenze delle manutenzioni;
- Monitorare se un automezzo, a parità di condizioni, costa più degli altri in termini di manutenzioni;
- Controllare in maniera precisa quanto stanno aumentando i costi di un veicolo con il passare del tempo;
- Valutare con certezza l’opportunità di fare un magazzino ricambi.
Monitorare l’operato delle officine
L’officina è un po’ come un dottore, deve esserci un rapporto di estrema fiducia, soprattutto quando gli automezzi sono tanti.
Predisporre un corretto sistema di controllo delle manutenzioni può essere un prezioso strumento per monitorare l’operato delle officine, i principali aspetti sono:
- Confrontare costi di manutenzione (ore impiegate ed importi applicati);
- Confrontare prezzi e qualità dei pezzi di ricambio forniti;
- Controllare eventuali comportamenti fraudolenti.
Controllo sul reale rapporto qualità/prezzo dei pezzi di ricambio montati.
Partiamo da una premessa, la qualità nei pezzi di ricambio solitamente ripaga, ricambi di qualità si traducono quasi sempre in maggiore resa e durata.
C’è da dire però che soprattutto per i materiali soggetti ad usura, come pastiglie freno e gomme, un monitoraggio sulla resa reale dei ricambi può aiutare a fare delle valutazioni più corrette.
Vi sono infatti almeno tre elementi che devono essere presi in considerazione nella valutazione dei pezzi di ricambio da acquistare:
- Le specifiche del veicolo (alcuni veicoli potrebbero avere rese differenti sui pezzi di ricambio a parità di qualità);
- L’utilizzo che si fa del veicolo (con un intenso utilizzo cittadino o con lunghe percorrenze autostradali, la scelta dei pneumatici più adatti sicuramente cambia);
- Lo stile di guida dell’autista.
Rispetto delle scadenze delle manutenzioni
Arriviamo ad uno degli aspetti più importanti, rispettare il piano manutenzioni della casa madre.
Seguire un giusto piano di manutenzioni è sicuramente fondamentale per garantire ai veicoli una maggiore durata e minori rotture, nel caso dei tagliandi diventa addirittura obbligatorio per poter usufruire della garanzia della casa costruttrice.
Come detto prima, nel caso di aziende che dispongono di una flotta, i veicoli non sono guidati dal proprietario ma da persone che non ne sono responsabili economicamente, questo potrebbe portare ad una minore attenzione verso la manutenzione ordinaria. L’unico metodo per risolvere questo problema è quello di adottare dei sistemi di gestione informatizzata delle manutenzioni, ancor meglio se supportati da un controllo satellitare dei veicoli.
Collegato a questo c’è un altro aspetto da non sottovalutare: il controllo che gli interventi non vengano fatti in maniera troppo ravvicinata.
Come già accennato, gli interventi di manutenzione vengono spesso fatti in momenti di emergenza nei quali si corre il rischio di non dare il giusto peso alla frequenza degli stessi. Avere un sistema di controllo, anche successivo all’intervento, che permetta di verificare se sono trascorsi ad esempio troppi pochi Km tra un cambio di pastiglie e l’altro permette:
- Di verificare se un veicolo presenta magari un’usura eccessiva che trascurata potrebbe portare altre problematiche più gravi;
- Verificare l’operato dell’autista;
- Verificare l’operato delle officine;
- Verificare la qualità dei pezzi di ricambio montati.
Monitorare se un automezzo a parità di condizioni costa più degli altri in termini di manutenzioni.
Lavorando da anni nel mondo dei veicoli, soprattutto commerciali, mi è capitato di sentire mille teorie sul fatto che un determinato automezzo costasse più degli altri in termini di manutenzioni, tutte teorie infatti.
Avere una corretta reportistica sulle manutenzioni può aiutare a capire se effettivamente quella tipologia di automezzo sia più costosa in termini di manutenzioni oppure no, anche e soprattutto in funzione dello specifico uso che l’azienda fa dei veicoli (si pensi alle aziende che necessitano di lunghe percorrenze rispetto a quelle che magari fanno un’attività con meno Km ma molti stop giornalieri).
Controllare in maniera precisa quanto aumentano i costi di un veicolo con il passare del tempo
I costi di manutenzione tendenzialmente aumentano in funzione dell’anzianità del veicolo. Ma quanto? Quando è il momento giusto di vendere il veicolo?
Nel valutare i costi di manutenzione, si tende anche a considerare se per quel veicolo viene pagata oppure no una rata di leasing o finanziamento. Valutazione corretta. Ma siete certi di monitorare con precisione se le manutenzioni stanno superando il costo che si dovrebbe sostenere per un veicolo nuovo?
Per fare questa valutazione nel modo corretto è necessario sapere con precisione quanto stiano aumentando i costi ma soprattutto che tipologia di interventi sta incidendo principalmente sulla manutenzione del veicolo.
Valutare con certezza l’opportunità di fare un magazzino ricambi.
Questo è un punto che sicuramente riguarda le aziende con una flotta più numerosa, diciamo superiore ai 15-20 veicoli.
Fare un magazzino ricambi potrebbe essere utile per spuntare prezzi più vantaggiosi dai fornitori e stringere poi accordi con le officine per il solo montaggio.
Monitorando in modo corretto le manutenzioni si possono fare valutazioni precise sulla reale “rotazione” dei pezzi e sul consumo che si fa di questi nell’arco di 6-12 mesi.
I pezzi per i quali si potrebbe concepire un magazzino, soprattutto quando la percorrenza media della flotta è superiore ai 25mila Km annui, sono:
- Pastiglie freno;
- Dischi freno;
- Ricambi necessari per i tagliandi;
- Lampadine.