Perché informatizzare la tua flotta aziendale

“L’ordine genera potenziale”, potrebbe sembrare una delle tante frasi pubblicitarie ad effetto ed invece dovrebbe essere la filosofia di qualunque azienda, soprattutto di quelle che utilizzano autoveicoli.

Gli autoveicoli, soprattutto se facenti parte di una flotta, sono un fattore della produzione con alcune peculiarità molto importanti da considerare:

• Vengono spesso guidati da persone che non ne sono i proprietari, che quindi non sono responsabili direttamente dei costi di gestione;
• Hanno una molteplicità di scadenze precise da rispettare;

• Sono soggetti a contravvenzioni durante il loro utilizzo, con i costi che ne derivano;
• Hanno un sistema di gestione delle manutenzioni che può essere complesso, l’autoveicolo non è un bene produttivo “fermo” in azienda e quindi potrebbe essere necessario implementare delle strategie di controllo “remoto”;
• Hanno una gestione documentale che necessita aggiornamenti continui (ad es. certificati assicurativi, aggiornamenti carta di circolazione etc.).

Non implementando i giusti sistemi di gestione, tutti questi fattori potrebbero fare degli autoveicoli una possibile fonte di costi incontrollati. Inoltre, tenere sotto controllo la propria flotta aziendale non significa solo evitare costi “morti” ma significa anche poter migliorare in generale i processi dell’azienda.

Ci sono due errori molto frequenti dell’imprenditore/fleet manager:

• pensare di avere tutto sotto controllo senza aver realmente implementato dei sistemi di gestione;
• pensare che avere “solo” 3-5 veicoli non imponga l’uso di sistemi di gestione strutturati.

Oggi ci sono numerosi strumenti che permettono una “informatizzazione” della flotta, il loro contributo alla gestione si sviluppa su almeno 5 livelli principali:

• Dettaglio di tutte le caratteristiche tecnico/amministrative dei veicoli;
• Controllo delle scadenze;
• Controllo dei costi assicurativi;
• Controllo delle manutenzioni;
• Archiviazione ottica dei documenti.

Dettaglio di tutte le caratteristiche tecnico/amministrative dei veicoli

Conoscere tutte le caratteristiche tecniche dei propri veicoli può essere una fondamentale arma che permette:

• Di massimizzarne l’utilizzo, facciamo un esempio, siete un’azienda di trasporti, il vostro cliente vi chiede di mettere a disposizione un mezzo con una portata specifica. Avete la possibilità di reperire immediatamente quel dato senza scartabellare tutte le carte di circolazione?
• Evitare sanzioni, facendo un altro esempio, in questi ultimi anni capita spesso che le amministrazioni comunali impongano blocchi alla circolazione dei veicoli che non rispettano determinate normative antinquinamento. Siete sicuri di sapere subito a quale normativa sono adeguati tutti i vostri veicoli?

Controllo delle scadenze

Un software gestionale della flotta può essere un prezioso strumento che permette all’azienda di rispettare la moltitudine di scadenze dei propri veicoli, evitando in questo modo di incorrere in multe spesso molto salate (a questo proposito un nostro precedente articolo link…).

Oggi le scadenze alle quali è soggetto un veicolo sono molteplici e spesso molto diradate nel tempo (si pensi alla prima revisione dopo 4 anni) ed è molto complesso ricordarle senza gli strumenti adeguati, ancora più utile se si adotta un software che calcola in automatico tutte le scadenze.

Controllo dei costi assicurativi

I costi assicurativi, sia per le coperture obbligatorie come la RC che per quelle facoltative, sono una componente molto importante del costo totale del veicolo.

Spesso le aziende, per evitare preoccupazioni, tendono ad affidarsi in toto a loro assicuratore, questo di per sé non è una cosa negativa ma comporta il rischio che i costi vengano “persi di vista” e considerati quasi alla stregua di una tassa da pagare.

Uno strumento informatico, se correttamente utilizzato, può fornire report di costi immediati e senza sforzo, che permettano all’azienda di avere un quadro completo di tutto il comparto assicurativo della flotta.

Controllo delle manutenzioni

Qui si apre un capitolo che può essere anche molto doloroso per le aziende che dispongono di più autoveicoli.

Le manutenzioni sono una componente molto importante del budget di costo di un veicolo e quando i veicoli sono tanti i costi possono lievitare in maniera esponenziale.

Tenere sotto controllo le manutenzioni significa:

• • Garantire che le manutenzioni siano fatte nei tempi e nei modi previsti, questo ad esempio significa sia che il tagliando venga eseguito entro il chilometraggio previsto dalla casa costruttrice ma anche monitorare se un veicolo necessita di sostituire le pastiglie in maniera troppo frequente rispetto agli standard previsti;
  • Avere uno storico dei costi in modo da valutare gli automezzi che stanno generando spese troppo importanti;
  • Avere un “trend” che permette di controllare i costi sostenuti presso le varie officine, sia a preventivo che a consuntivo.

Archiviazione ottica dei documenti

Se l’ordine genera potenziale, l’ordine nei documenti è un indicatore fondamentale per capire come i veicoli vengono realmente gestiti dall’azienda.  Poche cose producono più documenti di un autoveicolo: carte di circolazione, CDP, ATP, contratti e certificati assicurativi, verbali, revisioni bombole metano, contratti di noleggio, contratti di leasing, solo per citare i più frequenti.

Se archiviare i documenti, come abbiamo visto, è importante, archiviarli otticamente con delle scansioni, magari su una piattaforma Cloud (per chi volesse saperne di più), può produrre un duplice vantaggio:

• I documenti sono immediatamente consultabili, non bisogna perdere tempo a recuperarli in archivi cartacei magari neppure a portata di mano;
• Oggi la normativa del codice della strada va sempre di più verso la possibilità di non portare a bordo i documenti cartacei in originale ma in alcuni casi permette di presentare ad un eventuale controllo delle copie, anche su supporto digitale. Un caso su tutti è quello del certificato assicurativo, con una circolare del Ministero degli Interni (circolare 1 del 1 settembre 2016) è stato infatti chiarito che il certificato assicurativo deve sempre essere tenuto a bordo ma può essere mostrato anche con lo smartphone, se l’azienda disponesse di un sistema di condivisione dei documenti in Cloud, il conducente potrebbe mostrare con lo smartphone il suo certificato alle autorità, sempre aggiornato, senza averlo fisicamente a bordo.