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Sembra assurdo ma la maggior parte degli imprenditori che possiede più di 5 veicoli aziendali non crede neanche di avere una flotta di veicoli.

Invece è proprio il contrario.

Certamente 300 veicoli sono molti di più di 5, ma 5 sono abbastanza per creare un grande caos in ufficio. Un caos che può farti perdere il controllo sulla gestione dei costi dei tuoi veicoli.

 

Ma perché mai 5 veicoli sono uguali a 300?

 

Può sembrare la domanda più stupida del mondo, ma così non è. Ogni veicolo, che sia parte di una mega flotta oppure di un parco più ridotto, ha bisogno delle stesse identiche attività:

 

• Manutenzione;
• Gestione pneumatici;
• Gestione Scadenze (Bollo; assicurazione; revisioni);
• Gestione assicurazioni;
• Gestioni dei costi di carburante;
• Gestione dei pedaggi autostradali;
• Gestione dei documenti.

 

In apparenza questi aspetti possono sembrare semplici da gestire ma un’analisi più attenta ti farà capire che senza i giusti sistemi di controllo:

 

• Non puoi accorgerti chi è l’autista che usura più gomme o freni (e se quello che pensi sia più bravo a non consumarti le gomme fa solo percorsi meno impegnativi?);
• Chi è il fornitore con il miglior rapporto qualità prezzo. Ti sei mai chiesto perchè scegli quel meccanico per cambiare freni alla tua flotta di veicoli, lo fai per abitudine o analizzi realmente il suo operato?
• Non deve essere l’assicuratore a ricordarti le scadenze. Sono sicuro che tu sei convinto del fatto che sia il tuo assicuratore a ricordarti le tue scadenze assicurative e questo ti fa stare tranquillo. Ma anche in questo caso non è così, controllare le scadenze assicurative in proprio significa poterle analizzare ogni volta.

 

In questo caso studio voglio mostrarti in che modo DataFleet è riuscita a far risparmiare migliaia di Euro al mese ad un cliente. Fin dalle prime settimane di utilizzo del servizio.

 

So che tutto questo potrebbe risultarti alquanto sensazionalistico, ma credimi non è così. Voglio farti vedere come.

 

IL CLIENTE NON RIUSCIVA AD ANALIZZARE PRECISAMENTE I COSTI DI MANUTENZIONE

 

Quando si parla di costi di un veicolo non intendo solo parlare del consumo di carburante. Ma anche dell’analisi che proviene dalle manutenzioni.

 

Ecco quindi l’esempio:

 

Luca è l’autista di un mezzo e consegna pacchi nella provincia di Varese. Luca deve realizzare anche fino a 120 consegne al giorno.

Per raggiungere questo obiettivo nel minore tempo possibile Luca non si cura assolutamente della manutenzione del mezzo

 

Piede sempre sull’acceleratore, velocità più alte del normale, frenate brusche, buche non evitate ma evitabili. Una guida da cani insomma.

In questo modo Luca raggiunge il suo obiettivo e risparmia un’ora del suo tempo.

Ma quanto ha fatto spendere di manutenzioni alla sua azienda?

Siamo sicuri che un autista come Luca controlli:

 

• LA SPIA DELL’OLIO ACCESA;
• I FRENI CHE “GRATTANO”, LUCA NON LO DICE, E DA UN CAMBIO DI PASTIGLIE SI PASSA A DOVER SOSTITURE I DISCHI CON UNA SPESA 10 VOLTE TANTO.

 

Sai perché succede? Perché tu non puoi controllare Luca per tempo. Puoi solo trovarti, ogni anno di fronte al fatto compiuto e pagare.

Un sistema di controllo delle manutenzioni ha limitato fortemente i danni.

 

QUAL È IL FORNITORE MIGLIORE?

 

Sei convinto di avere il meccanico migliore al mondo. Il più bravo ed economico vero? Io ne sono felice. Ma voglio farti alcune domande, sei in grado di capire con precisione la qualità dei pezzi di ricambio montati? Sei in grado di capire quanto la manutenzione di un determinato meccanico è duratura nel tempo? Se la tua risposta si basa su sensazioni o sull’esperienza la vera risposta è NO.

 

Proviamo a fare un esempio.

 

Mario è un meccanico. Si occupa spesso delle manutenzioni straordinarie ed ordinarie della Logistic System.

 

Mario fa tutto per bene, i costi sono sempre stabili ma per sfortuna non ha eseguito alla perfezione, come sempre gli capita, un cambio freni. Questa cosa purtroppo reca un danno alla Logistic System che è costretta anzi tempo a rimettere mano al portafoglio per lo stesso veicolo “sistemato” giorni prima.

 

Ecco gli scenari possibili

 

SCENARIO 1: AL CUOR NON SI COMANDA

Logistic System si accorge del fatto che è stato un errore involontario e continua a collaborare con Mario. Ma non avendo un sistema di verifica dei prezzi e dell’andamento delle sue manutenzioni nel tempo non può fare un paragone attendibile.

In questo caso l’azienda fa una scelta fortunata ma non ha uno strumento di valutazione.

Avere uno storico delle manutenzioni fatte da Mario ti aiuterebbe a capire che Mario ha sbagliato una sola volta oppure che l’errore è molto più frequente di quello che pensi ma fin ad ora non te ne eri solo accorto.

 

SCENARIO 2: CHI SBAGLIA PAGA

Logistic System prende una posizione ferrea e non accetta il fatto di dover pagare 2 volte per un errore non suo. Chiama Mario e comunica l’interruzione dei rapporti lavorativi in quanto l’azienda si è sentita presa in giro dal meccanico.

Anche in questo caso l’azienda non possiede un sistema di verifica dei prezzi e dell’andamento delle sue manutenzioni nel tempo e non può fare un’analisi attendibile.

 

Ecco quindi che perde un valido ed economico meccanico per un banale errore che può succedere.

 

Se ci pensi bene sia il primo scenario che il secondo sono assolutamente assurdi:

Nel primo potresti lasciarti prendere dalle emozioni o dalla fortuna

Nel secondo proprio per via dell’emozioni potresti commettere un errore gigantesco.

In questo caso, come in tanti altri DataFleet ti avrebbe dato una grande mano.

Mini ti consiglia di non comprare le sue auto, Ford ti dice di pagarne solo metà ed Iveco ti dice di ritirare il furgone ed iniziare a pagarlo in autunno.

No, tranquilli, le case produttrici non sono impazzite di punto in bianco, sono solo i metodi d’acquisto che si sono moltiplicati negli ultimi anni e con loro si sono moltiplicate le offerte delle case produttrici.

Fino a poco tempo fa le alternative, soprattutto nel nostro paese, si limitavano ad acquisto diretto, finanziamento e leasing. Qualche anno fa si è affacciato il noleggio a lungo termine, prodotto che in una prima fase era adatto solo alle grandi aziende e che oggi si sta diffondendo anche per le piccole aziende ed addirittura tra i privati.

Ovviamente tutte le modalità di acquisizione previste dal mercato hanno i loro pro ed i loro contro in base a:

• L’uso che si fa del veicolo;
• La frequenza con la quale si vuole cambiare veicolo;
• Gli aspetti fiscali;
• Al possesso di una flotta di veicoli ed alla sua dimensione;
• Al luogo nel quale si risiede.

Si, avete capito bene anche dal luogo dove di risiede.

Vediamo quindi quali sono i metodi di acquisizione di una vettura o di un veicolo commerciale che oggi il mercato, sia finanziario che delle case produttrici, ad oggi offre alle aziende ed ai privati.

 

Finanziamento

Il metodo più semplice di acquistare un veicolo, dopo il pagamento in contanti, è quello del finanziamento.

L’azienda o il privato decidono quanta parte del veicolo pagare all’acquisto e quanta finanziare con un semplice piano rateale, solitamente a 36-48 mesi. Il veicolo in questo modo diventa immediatamente di proprietà del cliente.

La durata del finanziamento è totalmente svincolata dal possesso dell’auto che rimane di proprietà anche alla fine dello stesso.

Questo metodo di acquisto risulta particolarmente conveniente per:

• Chi vuole che l’auto sia di proprietà;
• Chi ritiene di poter spuntare costi di gestione bassi (o addirittura ritiene di poter fare una parte della manutenzione “in proprio”);
• Chi riesce ad ottenere tariffe assicurative convenienti;
• Chi vuole tenere la vettura oltre i canonici 4-5 anni di un finanziamento.

Questo metodo, generalmente, permette di accedere alle agevolazioni fiscali di volta in volta previste senza limitazioni di sorta (vedi Super ammortamento 2018 per i veicoli commerciali).

 

Finanziamento parziale

È una forma di finanziamento che può prevedere un anticipo in contanti da parte del cliente e che, alla fine del periodo previsto per il finanzimento rateale (solitamente 2-3 anni), prevede un maxi canone corrispondente al valore finale garantito dalla casa costruttrice.

Alla fine del periodo il cliente può:

• Restituire la vettura ed estinguere automaticamente il valore finale del finanziamento con il valore del veicolo (al netto di danni valutati alla consegna che possono abbassare il valore residuo);
• Saldare il valore finale e tenere il veicolo.

Questa formula è indicata per chi:

• Vuole cambiare spesso il veicolo o vuole lasciarsi la possibilità di decidere in tal senso alla fine del periodo;
• Vuole una rata bassa, garantita dalla presenza del maxi canone.

Con questa formula è importante prestare attenzione a:

• Valore finale garantito che non sia troppo basso rispetto al valore di mercato del veicolo;
• Le condizioni di riconsegna che possono abbassare il valore finale ed obbligare il cliente ad un conguaglio in denaro.

Leasing

Il leasing è ormai una delle opzioni più consolidate di acquisto di un veicolo.

Con questa formula la società di leasing acquista il veicolo per conto del cliente al quale lo cede a fronte di un anticipo ed un pagamento rateale, alla fine del pagamento di tutte le rate ci sarà un riscatto prestabilito. Al termine del leasing il cliente può decidere se riscattare il veicolo o restituire lo stesso.

Il leasing in sostanza è molto simile ad un finanziamento in quanto solitamente tutti i costi di gestione ed assicurativi sono a carico del cliente.

Alla fine del leasing, per il riscatto, sarà necessario volturare il veicolo al cliente con i conseguenti costi a carico dello stesso.

È particolarmente indicato per chi ad esempio non vuole che il veicolo risulti di proprietà.

Full leasing

Una particolare forma di leasing che prevede compresi nella rata alcuni importanti servizi come le coperture assicurative e la manutenzione.

Riservato dominio

Questa è una metodologia di acquisto che vede la partecipazione attiva della concessionaria che vende il veicolo.

Più diffusa per i veicoli commerciali, questa formula prevede che il concessionario venda il veicolo trascrivendo il passaggio di proprietà a favore del cliente, non incassando immediatamente tutta la cifra ma iscrivendo un “Patto di riservato dominio” che verrà poi cancellato solo ad avvenuto pagamento dell’intero importo pattuito.

Con l’iscrizione del patto di riservato dominio, il cliente non può ad esempio vendere il mezzo se non è stato prima estinto il debito nei confronti del venditore originario.

 

Noleggio a lungo termine

Il noleggio è una delle forme che ha visto un’importante diffusione negli ultimi anni.

In questo caso il cliente paga un canone di noleggio che comprende una serie di servizi come assicurazione, bollo, manutenzione ordinaria e straordinaria.

In questo modo con un canone fisso (ed eventualmente un anticipo alla firma) il cliente avrà a disposizione il veicolo per un numero di Km e di mesi prestabilito.

La durata varia dai 12 ai 48-60 mesi.

Questa metodologia è particolarmente indicata per:

• Chi preferisce costi fissi e certi e non vuole soprese dalla gestione corrente del veicolo;
• Chi vuole cambiare l’auto ogni 3-4 anni;
• Chi pagherebbe importi assicurativi importanti con un veicolo di proprietà;
• Chi non vuole la proprietà dell’auto.

Con il noleggio generalmente non è possibile usufruire delle agevolazioni statali/regionali previste (vedi super ammortamento).

Nell’ultimo periodo, il noleggio, che era prerogativa del mondo delle partite IVA, si sta diffondendo anche tra i privati.

Nel mondo del noleggio nascono quotidianamente offerte particolari, un importante noleggiatore ad esempio ha concepito un sistema di noleggio a ricarica, dove il cliente paga i Km che utilizza come con una sorta di ricarica telefonica.

Aspetti fiscali

Nel tempo, il legislatore ha cercato di armonizzare fiscalmente le varie metodologie di acquisizione prevedendo tassi di deducibilità e detraibilità pressoché identici per tutte le metodologie di acquisto, sia ai fini delle imposte dirette che dell’IVA.

Fatto diverso è per alcuni tipi di agevolazioni che, come detto, nel noleggio non sono previste, una esenzione del bollo o il succitato super ammortamento riguarderanno ad esempio solo il noleggiatore proprietario del veicolo e non il cliente.

Cosa scegliere

Questa è la domanda che oggi molti clienti si pongono, le metodologie sono tante e le offerte delle case ancora di più.

Alcuni aspetti di particolare importanza da tenere in considerazione sono:

• Quanti Km si percorrono in un anno;
• Se si desidera cambiare spesso veicolo;
• Se si predilige avere il veicolo di proprietà;
• Se si riescono a spuntare costi di gestione, manutenzione ed assicurativi bassi;
• Quale è la propria forza contrattuale nei confronti di banche e società di leasing e quindi se si riesce a spuntare tassi di interesse bassi.

“Si è rotto”, “che senso ha montare gomme troppo costose, tanto è uguale”, “quell’officina è meglio delle altre”, “questo mezzo mi costa un po’ come manutenzione ma almeno non pago la rata del finanziamento”, nella mia esperienza queste frasi le ho sentite molto spesso, il bello è che non è assolutamente detto che fossero convinzioni sbagliate, il problema sta nel fatto che spesso erano frasi dettate dalla sensazione e non supportate dai numeri.

Non avere sotto controllo le manutenzioni, anche se con pochi veicoli, è una strada sicura per incrementare i costi della propria flotta, questo non è il mio pensiero, è una certezza.

“Questo mese ho speso più dell’altro”, peggio ancora è essere convinti di monitorarle facendolo nel modo sbagliato.

Le manutenzioni, per loro natura, sono una componente complessa da monitorare, utilizzare gli strumenti informatici giusti può rendere il compito molto più semplice di quanto si possa credere.

Altra criticità importante è data dal fatto che le manutenzioni vengono spesso gestite in una fase di stress dell’azienda, un automezzo fermo è un problema, può creare un disservizio al proprio cliente, generando così un costo per l’azienda a volte anche superiore al costo stesso della riparazione che si sta sostenendo. In questi casi quindi si tende a non fare troppe valutazioni, che magari generano ulteriori ritardi, ma si predilige la velocità dell’intervento, e le cose fatte di fretta si sa che spesso sono fatte male.

Pensate quanto sarebbe più facile gestire la riparazione se in quel momento fosse possibile non solo avere tutta la vita manutentiva del veicolo a portata di mano, ma anche poterla monitorare in un attimo senza grossi sforzi.

Provando ad elencare i benefici di un corretto monitoraggio delle manutenzioni si può rimanere colpiti da quante informazioni utili si possano avere e quanto queste possano essere preziose per contenere i costi di gestione dei propri veicoli:

 

• Monitorare l’operato delle officine;
• Controllo sul reale rapporto qualità/prezzo dei pezzi di ricambio montati;
• Rispetto delle scadenze delle manutenzioni;
• Monitorare se un automezzo, a parità di condizioni, costa più degli altri in termini di manutenzioni;
• Controllare in maniera precisa quanto stanno aumentando i costi di un veicolo con il passare del tempo;
• Valutare con certezza l’opportunità di fare un magazzino ricambi.

Monitorare l’operato delle officine

L’officina è un po’ come un dottore, deve esserci un rapporto di estrema fiducia, soprattutto quando gli automezzi sono tanti.

Predisporre un corretto sistema di controllo delle manutenzioni può essere un prezioso strumento per monitorare l’operato delle officine, i principali aspetti sono:

• Confrontare costi di manutenzione (ore impiegate ed importi applicati);
• Confrontare prezzi e qualità dei pezzi di ricambio forniti;
• Controllare eventuali comportamenti fraudolenti.

Controllo sul reale rapporto qualità/prezzo dei pezzi di ricambio montati.

Partiamo da una premessa, la qualità nei pezzi di ricambio solitamente ripaga, ricambi di qualità si traducono quasi sempre in maggiore resa e durata.

C’è da dire però che soprattutto per i materiali soggetti ad usura, come pastiglie freno e gomme, un monitoraggio sulla resa reale dei ricambi può aiutare a fare delle valutazioni più corrette.

Vi sono infatti almeno tre elementi che devono essere presi in considerazione nella valutazione dei pezzi di ricambio da acquistare:

• Le specifiche del veicolo (alcuni veicoli potrebbero avere rese differenti sui pezzi di ricambio a parità di qualità);
• L’utilizzo che si fa del veicolo (con un intenso utilizzo cittadino o con lunghe percorrenze autostradali, la scelta dei pneumatici più adatti sicuramente cambia);
• Lo stile di guida dell’autista.

Rispetto delle scadenze delle manutenzioni

Arriviamo ad uno degli aspetti più importanti, rispettare il piano manutenzioni della casa madre.

Seguire un giusto piano di manutenzioni è sicuramente fondamentale per garantire ai veicoli una maggiore durata e minori rotture, nel caso dei tagliandi diventa addirittura obbligatorio per poter usufruire della garanzia della casa costruttrice.

Come detto prima, nel caso di aziende che dispongono di una flotta, i veicoli non sono guidati dal proprietario ma da persone che non ne sono responsabili economicamente, questo potrebbe portare ad una minore attenzione verso la manutenzione ordinaria.  L’unico metodo per risolvere questo problema è quello di adottare dei sistemi di gestione informatizzata delle manutenzioni, ancor meglio se supportati da un controllo satellitare dei veicoli.

Collegato a questo c’è un altro aspetto da non sottovalutare: il controllo che gli interventi non vengano fatti in maniera troppo ravvicinata.

Come già accennato, gli interventi di manutenzione vengono spesso fatti in momenti di emergenza nei quali si corre il rischio di non dare il giusto peso alla frequenza degli stessi. Avere un sistema di controllo, anche successivo all’intervento, che permetta di verificare se sono trascorsi ad esempio troppi pochi Km tra un cambio di pastiglie e l’altro permette:

• Di verificare se un veicolo presenta magari un’usura eccessiva che trascurata potrebbe portare altre problematiche più gravi;
• Verificare l’operato dell’autista;
• Verificare l’operato delle officine;
• Verificare la qualità dei pezzi di ricambio montati.

 

Monitorare se un automezzo a parità di condizioni costa più degli altri in termini di manutenzioni.

Lavorando da anni nel mondo dei veicoli, soprattutto commerciali, mi è capitato di sentire mille teorie sul fatto che un determinato automezzo costasse più degli altri in termini di manutenzioni, tutte teorie infatti.

Avere una corretta reportistica sulle manutenzioni può aiutare a capire se effettivamente quella tipologia di automezzo sia più costosa in termini di manutenzioni oppure no, anche e soprattutto in funzione dello specifico uso che l’azienda fa dei veicoli (si pensi alle aziende che necessitano di lunghe percorrenze rispetto a quelle che magari fanno un’attività con meno Km ma molti stop giornalieri).

 

Controllare in maniera precisa quanto aumentano i costi di un veicolo con il passare del tempo

I costi di manutenzione tendenzialmente aumentano in funzione dell’anzianità del veicolo. Ma quanto? Quando è il momento giusto di vendere il veicolo?

Nel valutare i costi di manutenzione, si tende anche a considerare se per quel veicolo  viene pagata oppure no una rata di leasing o finanziamento. Valutazione corretta. Ma siete certi di monitorare con precisione se le manutenzioni stanno superando il costo che si dovrebbe sostenere per un veicolo nuovo?

Per fare questa valutazione nel modo corretto è necessario sapere con precisione quanto stiano aumentando i costi ma soprattutto che tipologia di interventi sta incidendo principalmente sulla manutenzione del veicolo.

Valutare con certezza l’opportunità di fare un magazzino ricambi.

Questo è un punto che sicuramente riguarda le aziende con una flotta più numerosa, diciamo superiore ai 15-20 veicoli.

Fare un magazzino ricambi potrebbe essere utile per spuntare prezzi più vantaggiosi dai fornitori e stringere poi accordi con le officine per il solo montaggio.

Monitorando in modo corretto le manutenzioni si possono fare valutazioni precise sulla reale “rotazione” dei pezzi e sul consumo che si fa di questi nell’arco di 6-12 mesi.

I pezzi per i quali si potrebbe concepire un magazzino, soprattutto quando la percorrenza media della flotta è superiore ai 25mila Km annui, sono:

 

• Pastiglie freno;
• Dischi freno;
• Ricambi necessari per i tagliandi;
• Lampadine.

 

Facciamo chiarezza sul rinnovo della legge sul Super ammortamento per il 2018 che in una prima interpretazione aveva fatto sorgere alcuni dubbi agli addetti ai lavori.

Rientrano le autovetture ed i veicoli commerciali? Possono usufruirne i noleggiatori?

La Legge di bilancio 2018 ha prolungato il super ammortamento per l’anno in corso ma ha ridotto l’agevolazione dal 140% al 130%, imponendo però alcune limitazioni.

Partiamo dallo spiegare cosa prevede il super ammortamento.

Il Super ammortamento è stato introdotto con la legge di stabilità del 2016 e prevede la possibilità per le aziende di portare in deduzione una quota maggiore del 100% di alcuni beni strumentali, godendo così di un beneficio fiscale.

Facciamo un esempio pratico con l’attuale aliquota del 130%.

Se l’azienda acquista un bene strumentale da Euro 10.000,00, ipotizzando per semplicità un ammortamento del 25% in 4 anni, la quota che l’azienda potrà portare in deduzione ogni esercizio non sarà di Euro 2.500,00 ma di Euro 3.250,00 annui, garantendo quindi il beneficio fiscale della maggiore deduzione annua di Euro 750,00.

Per beneficiare dell’agevolazione i beni devono essere acquistati tra il 01 gennaio 2018 ed il 31 dicembre 2018, sono validi anche gli acquisti fatti fino al 30 giugno 2019 a condizione è che il fornitore abbia accettato l’ordine entro il 31 dicembre 2018, ricevendo acconti per almeno il 20% del costo totale risultante dall’ordine.

Questo beneficio può essere utilizzato anche con l’acquisto in leasing.

Oltre alla riduzione al 130% il 2018 ha portato altre limitazioni che interessano il mondo degli autoveicoli.

Diciamo subito che sono state escluse le autovetture e con loro autocaravan, ciclomotori e motocicli anche se strumentali per l’azienda, la legge infatti fa un riferimento esplicito a queste tipologie di beni citando l’articolo 164, comma 1, del testo unico delle imposte sui redditi. Ricordiamo che le autovetture ad uso promiscuo erano state già escluse per il 2017.

Sono quindi incluse tutte le altre tipologie di veicoli compresi i veicoli commeriali leggeri.

Da alcune prime interpretazione era parso che fossero esclusi anche i noleggiatori in generale ma da alcuni chiarimenti si evince che i noleggiatori che acquistano veicoli commerciali leggeri possono utilizzare il super ammortamento.

“L’ordine genera potenziale”, potrebbe sembrare una delle tante frasi pubblicitarie ad effetto ed invece dovrebbe essere la filosofia di qualunque azienda, soprattutto di quelle che utilizzano autoveicoli.

Gli autoveicoli, soprattutto se facenti parte di una flotta, sono un fattore della produzione con alcune peculiarità molto importanti da considerare:

• Vengono spesso guidati da persone che non ne sono i proprietari, che quindi non sono responsabili direttamente dei costi di gestione;
• Hanno una molteplicità di scadenze precise da rispettare;

• Sono soggetti a contravvenzioni durante il loro utilizzo, con i costi che ne derivano;
• Hanno un sistema di gestione delle manutenzioni che può essere complesso, l’autoveicolo non è un bene produttivo “fermo” in azienda e quindi potrebbe essere necessario implementare delle strategie di controllo “remoto”;
• Hanno una gestione documentale che necessita aggiornamenti continui (ad es. certificati assicurativi, aggiornamenti carta di circolazione etc.).

Non implementando i giusti sistemi di gestione, tutti questi fattori potrebbero fare degli autoveicoli una possibile fonte di costi incontrollati. Inoltre, tenere sotto controllo la propria flotta aziendale non significa solo evitare costi “morti” ma significa anche poter migliorare in generale i processi dell’azienda.

Ci sono due errori molto frequenti dell’imprenditore/fleet manager:

• pensare di avere tutto sotto controllo senza aver realmente implementato dei sistemi di gestione;
• pensare che avere “solo” 3-5 veicoli non imponga l’uso di sistemi di gestione strutturati.

Oggi ci sono numerosi strumenti che permettono una “informatizzazione” della flotta, il loro contributo alla gestione si sviluppa su almeno 5 livelli principali:

• Dettaglio di tutte le caratteristiche tecnico/amministrative dei veicoli;
• Controllo delle scadenze;
• Controllo dei costi assicurativi;
• Controllo delle manutenzioni;
• Archiviazione ottica dei documenti.

Dettaglio di tutte le caratteristiche tecnico/amministrative dei veicoli

Conoscere tutte le caratteristiche tecniche dei propri veicoli può essere una fondamentale arma che permette:

• Di massimizzarne l’utilizzo, facciamo un esempio, siete un’azienda di trasporti, il vostro cliente vi chiede di mettere a disposizione un mezzo con una portata specifica. Avete la possibilità di reperire immediatamente quel dato senza scartabellare tutte le carte di circolazione?
• Evitare sanzioni, facendo un altro esempio, in questi ultimi anni capita spesso che le amministrazioni comunali impongano blocchi alla circolazione dei veicoli che non rispettano determinate normative antinquinamento. Siete sicuri di sapere subito a quale normativa sono adeguati tutti i vostri veicoli?

Controllo delle scadenze

Un software gestionale della flotta può essere un prezioso strumento che permette all’azienda di rispettare la moltitudine di scadenze dei propri veicoli, evitando in questo modo di incorrere in multe spesso molto salate (a questo proposito un nostro precedente articolo link…).

Oggi le scadenze alle quali è soggetto un veicolo sono molteplici e spesso molto diradate nel tempo (si pensi alla prima revisione dopo 4 anni) ed è molto complesso ricordarle senza gli strumenti adeguati, ancora più utile se si adotta un software che calcola in automatico tutte le scadenze.

Controllo dei costi assicurativi

I costi assicurativi, sia per le coperture obbligatorie come la RC che per quelle facoltative, sono una componente molto importante del costo totale del veicolo.

Spesso le aziende, per evitare preoccupazioni, tendono ad affidarsi in toto a loro assicuratore, questo di per sé non è una cosa negativa ma comporta il rischio che i costi vengano “persi di vista” e considerati quasi alla stregua di una tassa da pagare.

Uno strumento informatico, se correttamente utilizzato, può fornire report di costi immediati e senza sforzo, che permettano all’azienda di avere un quadro completo di tutto il comparto assicurativo della flotta.

Controllo delle manutenzioni

Qui si apre un capitolo che può essere anche molto doloroso per le aziende che dispongono di più autoveicoli.

Le manutenzioni sono una componente molto importante del budget di costo di un veicolo e quando i veicoli sono tanti i costi possono lievitare in maniera esponenziale.

Tenere sotto controllo le manutenzioni significa:

• • Garantire che le manutenzioni siano fatte nei tempi e nei modi previsti, questo ad esempio significa sia che il tagliando venga eseguito entro il chilometraggio previsto dalla casa costruttrice ma anche monitorare se un veicolo necessita di sostituire le pastiglie in maniera troppo frequente rispetto agli standard previsti;
  • Avere uno storico dei costi in modo da valutare gli automezzi che stanno generando spese troppo importanti;
  • Avere un “trend” che permette di controllare i costi sostenuti presso le varie officine, sia a preventivo che a consuntivo.

Archiviazione ottica dei documenti

Se l’ordine genera potenziale, l’ordine nei documenti è un indicatore fondamentale per capire come i veicoli vengono realmente gestiti dall’azienda.  Poche cose producono più documenti di un autoveicolo: carte di circolazione, CDP, ATP, contratti e certificati assicurativi, verbali, revisioni bombole metano, contratti di noleggio, contratti di leasing, solo per citare i più frequenti.

Se archiviare i documenti, come abbiamo visto, è importante, archiviarli otticamente con delle scansioni, magari su una piattaforma Cloud (per chi volesse saperne di più), può produrre un duplice vantaggio:

• I documenti sono immediatamente consultabili, non bisogna perdere tempo a recuperarli in archivi cartacei magari neppure a portata di mano;
• Oggi la normativa del codice della strada va sempre di più verso la possibilità di non portare a bordo i documenti cartacei in originale ma in alcuni casi permette di presentare ad un eventuale controllo delle copie, anche su supporto digitale. Un caso su tutti è quello del certificato assicurativo, con una circolare del Ministero degli Interni (circolare 1 del 1 settembre 2016) è stato infatti chiarito che il certificato assicurativo deve sempre essere tenuto a bordo ma può essere mostrato anche con lo smartphone, se l’azienda disponesse di un sistema di condivisione dei documenti in Cloud, il conducente potrebbe mostrare con lo smartphone il suo certificato alle autorità, sempre aggiornato, senza averlo fisicamente a bordo.